Entenda a diferença entre recepcionista e secretária

A maioria das pessoas ainda acredita que recepcionista e secretária são uma mesma profissão.

Você já pensou nisso também?

Caso sua resposta seja positiva, saiba que existem diferenças entre elas e que é importante conhecê-las, sabendo o que cada uma faz.

Este artigo tem o objetivo, justamente, de mostrar a diferença entre as duas profissões para tirar qualquer dúvida que você possua.

Acompanhe!

Diferenças entre recepcionista e secretária

Apesar de existirem algumas características em comuns entre as duas profissões, elas são diferentes e dentro de um contexto profissional, possuem funções distintas.

É essencial que se saiba a diferença entre elas para que as atribuições de cada cargo sejam respeitadas, evitando assim cobrar por tarefas que não cabem a elas.

A seguir, você vai conhecer mais sobre cada uma das profissões para que seja possível entender a diferença existente entre as duas.

Recepcionista

A recepcionista, como o nome da profissão já indica, trata-se daquela profissional que tem como responsabilidade fazer a recepção dos pacientes em uma clínica, escritório ou instituição.

Ela é responsável, então, por recepcionar e atender os visitantes, clientes ou pacientes de uma empresa, quando chegam até o local.

Uma recepcionista deve possuir características como boa dicção, facilidade para lidar diretamente com o público, boa fluência verbal, capacidade de administrar o tempo e ser paciente.

Isso tudo é importante porque a maioria das pessoas não passa apenas pela recepção uma vez e não voltam mais, pelo contrário, elas costumam ter experiências que duram um bom tempo.

Os pacientes de um consultório médico, por exemplo, podem ligar para marcar um agendamento de consulta com as recepcionistas e

A recepcionista deverá fazer toda a gestão para verificar a disponibilidade de datas e horários, passar informações importantes aos clientes/pacientes e depois atendê-los quando eles chegarem no local.

Algumas das funções de uma recepcionista são:

Fazer a organização da entrada e da saída de pacientes de clínicas, consultórios e empresas;
Fazer o cadastro de novos pacientes ou clientes, gerando relatórios a respeito das atividades deles;
Atender pessoas via telefone ou mensagens, marcando consultas ou reuniões, ou solucionando dúvidas;
Manter um atendimento humanizado das pessoas a todo momento
Estar recebendo os fornecedores e as correspondências.

Secretária

Agora que você viu o que é uma recepcionista e o que ela faz, é hora de saber mais sobre a secretária.

A principal diferença entre as duas profissões é o fato de que uma recepcionista lida com os clientes ou pacientes, atendendo-os, ao passo que a função principal de uma secretária é cuidar de questões administrativas.

São elas que fazem com que um consultório, uma clínica ou uma empresa mantenha-se organizada e funcione adequadamente.

Elas podem negociar com fornecedores, fazem a gestão de informações e muito mais, sendo uma profissão ampla e com muitas atribuições.

A seguir, veja algumas das funções principais que uma secretária possui:

Ela deverá fazer a gestão dos e-mails que chegam e responde-los;
Ela deverá elaborar diversos relatórios a respeito de toda a gestão da empresa, incluindo a questão financeira;
Ela deve fazer a gestão do estoque, garantindo um controle mais eficaz.

Dessa forma, fica claro que as secretárias possuem uma função mais administrativa, de gerenciamento de um consultório ou clínica.

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